כללי המערכת

כללי המערכת

דיווח מוצרים בעלי אותו מספר פוליסה/חשבון – אופן הטיפול במסלקה

 

כללי:

·         זיהוי חד ערכי של מוצר של חוסך בגוף מוסדי מבוצע לפי מספר פוליסה/חשבון (שדה מס' 108 "מספר פוליסה / מספר חשבון" בממשק האחיד, "אחזקות").

·         עפ"י הוראות הממשק האחיד, גוף מוסדי צריך להציג בתשובה לבקשת מידע מופע אחד בלבד של כל פוליסה/חשבון.

·         בבדיקות שערכנו נמצא כי ישנן חברות מנהלות של קרנות פנסיה שאינן מזהות את מספרי החשבון של קרן פנסיה כללית וקרן פנסיה מקיפה שבקובץ האחזקות באופן חד ערכי. בנוסף, נמצא שחברות ביטוח מסוימות מציגות כיסויים ביטוחים של אותה פוליסה כמוצרים נפרדים בקובץ האחזקות.

·         העברת מידע באופן זה עלולה לגרום לאובדן של מידע והצגתו במערכת הסליקה באופן מטעה.

·         בכדי למנוע הצגת מידע חלקי, שגוי או מטעה, תכניס המסלקה הפנסיונית החל מתאריך 1.7.2014 שינוי בתהליך הזיהוי והטיפול בדיווחים בעלי מספר פוליסה/חשבון כפולים עפ"י המפורט בהמשך.

·         יודגש כי בכל שאר המקרים הגעת דיווח נוסף בעל אותו מספר פוליסה/חשבון גורמת לדריסת המענה הקודם הקיים ומוצג במסלקה ולהצגת המידע העדכני במקומו.

·         בפורטל המסלקה יש לאירוע שכזה חיווי עם הודעת "לתשומת ליבך, החברה המנהלת שלחה מספר תשובות לבקשה. התשובה המוצגת הינה המידע העדכני ביותר שהתקבל" המופיעה בשולחן העבודה תחת רשימת הפוליסות/חשבונות שהתקבלו. 

דגשים לגופים המוסדיים המדווחים :

·         החל ממועד השינוי המצוין לעיל, ישונה הטיפול הניתן לדיווח מספרי פוליסות/חשבון כפולים במקרים המתוארים בהמשך. במקום "דריסת" המידע הקיים במידע חדש, יתווסף המידע החדש לתיק ההתכתבויות בבקשה.

·         לשמירת אחידות הטיפול במערכת, כל השינויים שהוכנסו תקפים לכל הגופים המוסדיים, בהתאמה לסוג המוצר הפנסיוני, וכל הגופים רשאים לפעול עפ"י כללים אלו.

דגשים למפיצים המשתמשים במערכת :

·         למפיצים הפועלים מול המסלקה באמצעות ממשקים בכספות (B2B) :
המסלקה אינה מסננת או דורסת את המידע המועבר אליכם. מומלץ לפיכך לשלב במערכות הקליטה של ממשקי האחזקות שלכם מנגנונים דומים למתואר בהמשך (לרבות מנגנון בסיסי לדריסת ועדכון מידע ישן בהגיע דיווח מעודכן יותר).ראו גם סעיף "דגשים למימוש הטכני של התהליך"  בסוף המסמך.

·         למפיצים הפועלים מול המסלקה באמצעות פורטל האינטרנט :
בהצגת המענה המתקבל מהמוסדיים יתכן מצב בו מופיעים שני מוצרים (או יותר) בעלי אותו מספר פוליסה/חשבון שהתקבלו מאותו הגוף המוסדי. מצב זה תקין וחוקי בהתאם למקרים המפורטים בהמשך.

·          

פירוט המקרים בהם מאפשרת המסלקה דיווח מספרי פוליסות/חשבון כפולים :

המסלקה הפנסיונית מאפשרת ותומכת בקליטת דיווחי מוצרים בעלי מספר פוליסה/חשבון הקיים כבר בתיק ההתכתבויות, המגיעים מאותו הגוף המוסדי בשלושה מקרים שונים.

באותם המקרים שומרת ומציגה המסלקה את אותם המוצרים כדין מוצרים שונים (כשהם לעיתים תת חלקים של אותו המוצר).

 

1.        כפילות מספרי חשבון בין קרנות פנסיה חדשות מקיפות לקרנות חדשות כלליות :

אוכלוסיית גופים מוסדיים רלוונטית

·         גופים מוסדיים המנהלים קרנות פנסיה חדשות מקיפות (מסובסדות) וקרנות פנסיה חדשות כלליות במקביל

מהות הבעיה/אירוע :

·         בחלק מהגופים המוסדיים נפתח לעמית באופן אוטומטי חשבון בקרן הפנסיה הכללית בעל מספר חשבון זהה לקיים בקרן המקיפה. במקרים אחרים הקרנות לא מנהלות מספר חשבון אלא מבוצע שימוש במספר הזהות של החוסך (והוא זהה בשתי הקרנות).

·         במקרים אלו לעמיתים בעלי זכויות בקרן פנסיה חדשה ובקרן הפנסיה הכללית מדווחים שני מספרי חשבון זהים תחת אותו ח.פ. (של החברה המנהלת את שתי הקרנות)

הפתרון :

·         מערכת המסלקה בודקת במשולב את שדות "סוג קרן פנסיה" + "סוג תוכנית/חשבון" + "מספר פוליסה/חשבון" בממשק. רק אם שלושת השדות זהים בין המופעים השונים נחשב הדיווח השני כדיווח כפול הדורס את הדיווח הראשון.

·         הפתרון פעיל כבר כיום במערכת.

 

 

2.        ניהול רכיבי ביטוח וכיסויים ביטוחיים כמוצרים נפרדים בפוליסת ביטוח מנהלים :

אוכלוסיית גופים מוסדיים רלוונטית

·         חברות ביטוח

מהות הבעיה/אירוע :

·         בחלק מהגופים המוסדיים מנוהלים רכיבי ביטוח וכיסויים ביטוחיים כמוצרים נפרדים המשויכים למוצר הביטוח הראשי תוך שימוש במספר פוליסה משותף

·         בכל אחד מהמופעים הללו יכול להופיע כיסוי אחד או יותר

·         כל המוצרים הללו במשותף הינם בפועל מוצר אחד של העמית.

הפתרון :

·         מערכת המסלקה הוסיפה לבדיקת הדיווחים הנכנסים בדיקה של שדה "קוד מוצר לפי חוזר קידוד אחיד לביטוח היסודי" בבלוק "סכומי ביטוח יסודי", כאשר :

o        אם בין המופעים של בלוק "חשבון או פוליסה" (ללא חשיבות לסדר הקליטה) מופיע אותו נתון בשדה זה – מדובר בדיווח כפול. במצב זה תוצג למשתמש בפורטל התשובה האחרונה בלבד.

o        אחרת, מדובר בדיווחים משלימים, נתייחס לכל מופע של "חשבון או פוליסה" כתשובה נפרדת שתוצג למשתמש בפורטל

 

 

3.        ניהול מספר חשבונות תחת מספר ת.ז בלבד :

אוכלוסיית גופים מוסדיים רלוונטית

·         קרנות השתלמות

מהות הבעיה/אירוע :

·         בחלק מקופות אלו לא מנוהל מספר חשבון אלא מבוצע שימוש במספר הזהות של החוסך.

·         במקרה בו קיימים לעמית מספר חשבונות (כגון חשבון בו נותרה יתרה כספית לאחר משיכה וחשבון שוטף) מדווחים שני החשבונות עם מספר פוליסה/חשבון אחד (שהוא בפועל מספר ת.ז של העמית).

·         ההפרדה בין החשבונות במערכות המוסדי מבוססת על "מספר מחזור" או שדה אחר אשר אינו  מדווח בממשק האחיד.

הפתרון :

·         הגוף המוסדי שינה את אופן דיווח הנתון בשדה מספר פוליסה/חשבון, צירף בסוף מספר ת.ז את מספר המחזור ויצר באופן זה מספר ייחודי לכל חשבון.

·         מאחר ושדה מספר פוליסה/חשבון יכול לכלול גם תווים לא נומריים דיווח הגוף המוסדי את מספר החשבון כ – 123456789/12

·         עיצוב מספר החשבון באופן המוצג בדוגמא לעיל (כולל שימוש בתו לוכסן) נעשה כדי לשמור על תאימות מלאה בין אופן דיווח מספר החשבון במסלקה לבין אופן דיווח מספר החשבון בדוחות הרבעוניים והשנתיים לעמיתים.

·         הפתרון הופעל ע"י המוסדי בתאריך 3/4/2014 והקבצים המדווחים נקלטו בהצלחה.

 

דגשים למימוש הטכני של התהליך

כאמור, למפיצים הפועלים מול המסלקה תוך העברת קבצים בכספות (B2B), מומלץ להכניס תהליך זיהוי וטיפול בדיווחים כפולים במערכות הקליטה שלהם.

כ"טיפ" טכני למבקשים ליישם מנגנון זה, מנגנון הטיפול של המסלקה בדיווחים כפולים מורכב מהרכיבים הבאים :

·         מערכת המסלקה מוסיפה את הדיווח החדש לתיק ההתכתבויות בסטטוס "מענה פעיל".

·         המערכת מפעילה את תהליך הבדיקה והסינון של מוצרים כפולים כבר בזמן קליטת הקובץ. כל בלוק "פוליסה/חשבון" נבדק בנפרד מול כל רשומות המענה הקיימות בבסיס הנתונים לאותה בקשת מידע.

·         מערכת המסלקה בודקת אם כבר קיים בתיק האמור אותו מספר חשבון מאותו גוף מוסדי. (אם לא – ממשיכים בעיבוד רגיל)

·         אם כן – מערכת המסלקה בודקת כי לא מדובר באחד מהמקרים החריגים המתוארים לעיל (אם כן - ממשיכים בעיבוד רגיל)

·         אם לא – מערכת המסלקה מסמנת את סטטוס התשובה הקודמת הקיימת בתיק ההתכתבות כ "מענה שנמחק".

·         כל תהליכי הפלט הרלוונטיים (הצגה, הדפסה, הורדה לקבצים וכד') מסננים תשובות בסטטוס "מענה שנמחק" ואינם כוללים אותם בתצוגה, הדפסה והורדה.