מידע למומחים בנושא ייעוץ פנסיוני - חוזר טיוב נתוני זכויות עמיתים בגופים מוסדיים

כ"ה בכסלו התשע"ב
21 בדצמבר 2011

חוזר גופים מוסדיים 2011-9-10
סיווג: כללי

טיוב נתוני זכויות עמיתים בגופים מוסדיים

בתוקף סמכותי לפי סעיפים 2(ב) ו-42 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח), התשמ"א-1981 (להלן - חוק הפיקוח), ולפי סעיפים 39(ב)(1) ו-40 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005, ולאחר התייעצות עם הוועדה המייעצת, אני מורה כדלקמן:

1 .      כללי

גוף מוסדי מופקד על ניהול כספי ציבור. מתוקף כך, מוטלת עליו החובה לפעול בזהירות ומיומנות, תוך נקיטת כל האמצעים הסבירים לשם שמירה על הנכסים שבניהולו ועל הזכויות הנובעות מנכסים אלו. בין אלו, בסיס נתונים שלם ואמין מהווה רכיב מרכזי ביכולת התפעול והניהול של גוף מוסדי, בשל היות המידע בעל השפעה מכרעת על ניהולו התקין, יציבותו ועל חישוב זכויות העמיתים או המבוטחים (להלן ביחד - העמיתים). בפרט, הסתמכות על מידע שאינו מאומת או אינו שלם עשויה להוביל לחוסר וודאות, הן של גוף מוסדי והן של עמיתים, באשר לזכויותיו הפנסיוניות של עמית. הנושא מקבל משנה תוקף נוכח תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (העברת כספים בין קופות גמל), התשס"ח-2008, לפיהן בהעברת כספים הגוף המוסדי המקבל מסתמך על מידע שהתקבל מהגוף המוסדי המעביר, ולנוכח השימוש במידע באשר לזכויות הפנסיוניות של עמיתים על ידי גורמים מקצועיים (למשל בייעוץ פנסיוני או בשיווק פנסיוני).

לאור האמור לעיל, קיימת חשיבות רבה לכך שגוף מוסדי ינהל את המידע הקשור לזכויות עמיתים בצורה שתאפשר להציגו באופן שלם ואמין, תוך זמן סביר. בנוסף, חשוב שגוף מוסדי ינהל מידע זה באופן ממוכן, כך שיוכל לבצע פיקוח ובקרה על ניהולן התקין של זכויות עמיתים, וכדי שעמית יוכל לבצע מעקב ובקרה שוטפים לגבי זכויותיו.  

2 .      מטרה

מטרת חוזר זה היא להגדיר את הפעולות הנדרשות מגוף מוסדי כדי להבטיח, ככל הניתן, שרישום זכויות עמיתים, כאמור בחוזר זה, במערכות המידע יהיה מהימן, שלם, זמין וניתן לאחזור (להלן - פרויקט הטיוב), תוך התייחסות לעקרונות הבאים:

א.       טיוב מידע אשר יש לו, או עשויה להיות לו, השפעה על זכויות עמית או קבוצת עמיתים.

ב.        אימות, מהימנות ושלמות המידע במערכות הגוף המוסדי, תוך ביצוע תהליכי חישוב ועיבוד, על מנת שניתן יהיה להבטיח, ככל הניתן, כי זכויות עמיתים חושבו כיאות.

ג.         ניהול מידע באופן שיאפשר אחזור וניתוח זכויות עמיתים והרכבן בכל נקודת זמן.

3 .      מסגרת עבודה כללית לפרויקט הטיוב

א.       גוף מוסדי יבצע, לצורך פרויקט הטיוב, את הפעולות הבאות לגבי נתוני ממשק האחזקות, שפורסם בחוזר גופים מוסדיים 2011-9-1, שעניינו מבנה אחיד להעברת מידע ונתונים בשוק החיסכון הפנסיוני:

1)          עריכת סקר פערים אודות המידע הקיים ברמת מוצרים, עמיתים ומעבידים. סקר הפערים יכלול חיתוך של המידע לפי תקופות, אוכלוסיות, סוגי מוצרים או לפי מפתח אחר שייבחר על ידי הגוף המוסדי, איתור הכשלים במידע הקיים ובחינת איכותו.

2)          בניית מודל מיפוי ודירוג הפערים שנמצאו בסקר הפערים, תוך התייחסות למהותיות השפעתם, לרבות התייחסות לשני עקרונות אלה: (1) השפעה על עמית או על קבוצת עמיתים; (2) השפעה על יציבות הגוף המוסדי.

3)          הכנת תכנית עבודה מפורטת, לרבות אבני דרך עקיבות ומדידות ולוחות זמנים, לטיפול בכל כשל או קבוצת כשלים שנמצאו. תכנית העבודה תיבנה בהתאם למודל המיפוי המפורט בפסקה 2) לעיל, תוך תיעדוף טיפול באוכלוסיות הקרובות לגיל פרישה, ככל הניתן.

תכנית העבודה תכלול, בין היתר, התייחסות לנושאים הבאים:

א)         מערכות מידע – בחינת תפקוד מערכות המידע הקיימות ומיפוי כשלים במערכות אשר עלולים להוביל לפגיעה באיכות המידע, וכן בחינה האם המערכות תומכות בפרויקט הטיוב בנוגע למידע היסטורי.

ב)         סידור המידע הקיים ושמירתו – ריכוז המידע הקיים בצורה אחידה במערכות המידע, לרבות ביצוע הפעולות הבאות:

(1)          איסוף כל מידע הנוגע לעמית.

(2)          סריקת מסמכים הרלוונטיים לחישוב זכויות העמיתים, לרבות מפתוח המידע והנגשתו.

(3)          הזנת מידע חסר למערכות המידע אשר עשויה להיות לו השפעה על זכויות עמית או קבוצת עמיתים.

ג)            אימות נתוני עמיתים – ביצוע אימות נתוני עמיתים בהתאם להוראות הדין.

ד)         עיבודי נתונים – ביצוע עיבוד נתונים, לרבות חישוב פרמיות, זכויות עמיתים והתחייבויות הגוף המוסדי, עקב פערים שהתגלו במהלך העבודה על פרויקט הטיוב.

ה)         עיבוד הנתונים הכספיים של הגוף המוסדי – בחינת השפעת פרויקט הטיוב על הגוף המוסדי, כגון השפעה על עתודות, השפעה על דוחות כספיים ותיקון הנתונים בהתאם.

ו)           שימור – תכנון ויישום בקרות, תהליכים ונהלי עבודה לטיפול בגורמים שיצרו כשלים ופגיעה באיכות הנתונים, לשם מניעת הישנותם.  

ב.        גוף מוסדי יטייב את נתוני ממשק האחזקות כך שהנתונים הנכללים בממשק האחזקות יהיו מלאים ורציפים, ככל שקיימים נתונים כאמור, לאורך תקופת החיסכון, כמפורט להלן:

1)          החל ממועד הצטרפות העמית לקופה (לרבות הצטרפות לקופת פרט בעלת מרכיב חסכון). באשר לעמיתים שהצטרפו לקופה לפני שנת 1997, יש לטייב את נתוני ממשק האחזקות באופן מלא ורציף, לכל הפחות, החל משנת 1997 ואילך.

2)          במקרה בו עמית הצטרף לקופה במסגרת ניוד (מעבר בין קופות או מסלולים):

א)         כל מידע שהתקבל מהגוף המוסדי המעביר, על פי הוראות הדין;

ב)         אם ידוע לגוף מוסדי מקבל על חוסר במידע שהתקבל מגוף מוסדי מעביר בהתאם להוראות שהיו קיימות נכון למועד ההעברה, גוף מוסדי מקבל יפנה לגוף המוסדי המעביר או לגופים המוסדיים המעבירים לצורך השלמת המידע.

ג)           אין בהוראות אלה כדי לגרוע מאחריותו של הגוף המוסדי המעביר, להעביר את מלוא המידע הנדרש.  

3)          במקרה של מכירת פעילות, מיזוג או פיצול קופות גמל, על הגוף המוסדי המקבל לבצע הסבות נתונים ולהזין את המידע שהתקבל למערכות המידע הקיימות אצלו.

4)          על אף האמור לעיל, קופות גמל שאינן קופות ביטוח או קופות גמל משלמות לקצבה, יטייבו את נתוני הפקדות, העברות ומשיכות אשר בוצעו, לכל הפחות, החל מיום 1 בינואר 2005 ואילך.

אין בהוראות סעיף זה כדי לגרוע מאחריותו של גוף מוסדי לשמור את מלוא המסמכים הנוגעים לעמיתיו כנדרש לפי הוראות הדין. 

4 .      ניהול פרויקט הטיוב אצל גוף מוסדי

א.       דירקטוריון גוף מוסדי – דירקטוריון גוף מוסדי יאשר את תכנית העבודה של פרויקט הטיוב. הדירקטוריון יקיים דיון בנושא לפחות אחת לחצי שנה, לאחר שקיבל עדכון על התקדמות פרויקט הטיוב. הדירקטוריון ידון ויקבל החלטות בנוגע למידע שלא טוייב או שטוייב באופן חלקי.  

ב.        ועדת היגוי – גוף מוסדי יקים ועדת היגוי הכפופה למנכ"ל הגוף המוסדי, אשר תגבש את תכנית העבודה ותדווח באופן שוטף לדירקטוריון על התקדמות פרויקט הטיוב. בין חברי ועדת ההיגוי ייכללו נציגים מהתחומים הבאים: חסכון ארוך טווח (ביטוח חיים, קופות גמל, קרנות פנסיה), מערכות מידע, תפעול, כספים ויעוץ משפטי. ועדת ההיגוי תתכנס, לכל הפחות, אחת לחודש, לצורך עדכון שוטף, קבלת החלטות והצפת סוגיות לאישור הדירקטוריון.

ג.         תיעוד –  גוף מוסדי ישמור תיעוד של הנושאים הבאים:

1)          תכנית העבודה שאושרה על ידי דירקטוריון הגוף המוסדי.

2)          מעקב בדבר התקדמות פרויקט הטיוב שיכלול לכל הפחות את הנושאים הבאים:

א)         מועדי התכנסות ועדת ההיגוי והדירקטוריון, סיכום הנושאים העיקריים שנידונו וההחלטות שהתקבלו.

ב)         התקדמות תכנית עבודה – עמידה בלוח הזמנים שנקבע בתכנית העבודה, חריגות מהתכנית (תכנון מול ביצוע), סיבות לחריגות והשלכות החריגות על התקדמות המשך פרויקט הטיוב.

3)          תיעוד כלל תיקוני הזכויות הפנסיוניות אשר בוצעו אגב פרויקט הטיוב, אם בוצעו.

4)          תיעוד כלל תהליך הטיוב, לרבות העקרונות לפיהם טוייבו הנתונים, כך שניתן יהיה  להתחקות אחר הנתונים ההיסטוריים.

ד.        דיווחים לממונה –  גוף מוסדי יעביר לממונה דיווח על החלטות לביצוע תיקון רוחבי של זכויות פנסיוניות, אשר עולה על 2% מסך היתרה הצבורה הכוללת של קבוצת עמיתים שלגביה נעשה התיקון. בדיווח יפורטו הנתונים הבאים: האוכלוסייה הזכאית לתיקון, מועד התיקון, היקף התיקון, סיבת התיקון, כיצד טופלה התקלה על מנת שלא תתרחש שנית והשלכות התיקון על הדוחות הכספיים (תיקון התחייבויות/יתרות).

5 .      לוחות זמנים

גוף מוסדי יבצע את פרויקט הטיוב בהתאם ללוחות הזמנים המפורטים להלן:

א.       עריכת סקר פערים, כמפורט בסעיף 3.א.1) לעיל, עד ליום 31 בדצמבר 2012.

ב.        בניית מודל מיפוי, כמפורט בסעיף 3.א.2) לעיל, עד ליום 31 במרץ 2013.

ג.         הכנת תכנית עבודה, כמפורט בסעיף 3.א.3) לעיל, עד ליום 30 בספטמבר 2013.

ד.        סידור המידע הקיים ושמירתו, כמפורט בסעיף 3.א.3)ב) לעיל, עד ליום 30 בספטמבר 2014.

ה.       הגשת דיווחים כמפורט בסעיף 4.ד. לעיל, תוך 14 ימי עסקים טרם ביצוע התיקון.

ו.         סיום פרויקט הטיוב, עד ליום 30 ביוני 2016.

6 .      תחולה

א.       הוראות חוזר זה יחולו על כל הגופים המוסדיים.

ב.         על אף האמור בסעיף קטן א. לעיל, הוראות חוזר זה לא יחולו על חברה מנהלת של קופת גמל מרכזית לגבי קופת הגמל המרכזית שבניהולה.

7 .      תחילה

תחילתו של חוזר זה מיום פרסומו.

עודד שריג
              הממונה על שוק ההון ביטוח וחיסכון