נצלצל אליך
לפגישת היכרות
לא הרווחת
נוהל איתור עמיתים ומוטבים - איתור כספים

 

י"ב בשבט התשע"ב
5 בפברואר 2012

 

חוזר גופים מוסדיים 2012-9-1
סיווג: כללי

 

 

נוהל איתור עמיתים ומוטבים

 

 

בתוקף סמכותי לפי סעיפים 35, 39(ב) ו-40 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005 (להלן – חוק הפיקוח על קופות גמל), סעיף 2(ב) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח), התשמ"א-1981 (להלן – חוק הפיקוח על הביטוח), סעיף 31 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ייעוץ, שיווק ומערכת סליקה פנסיוניים), התשס"ה-2005, ותקנות 2, 3, ו-4 לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשע"ב-2012 (להלן – התקנות), ולאחר התייעצות עם הועדה המייעצת, הריני להורות כדלקמן:

 

1 .      כללי

שמירה של גופים מוסדיים על קשר שוטף ורציף עם העמיתים שאת כספם הם מנהלים, היא חיונית כדי לאפשר לעמיתים לקבל החלטות מושכלות בזמן אמת באשר לכספם. לעיתים, מתעוררים מצבים שבהם הקשר בין גוף מוסדי לבין עמית משתבש או אף מנותק, באופן שעלול לגרום לכך שעמיתים או מוטבים אינם מודעים לקיומם של כספים או זכויות להם הם זכאים.

 

בעניין זה מורה סעיף 24 לחוק הפיקוח על קופות גמל כי שר האוצר רשאי לקבוע הוראות לעניין הצעדים והפעולות שעל חברה מנהלת לנקוט לשם איתור עמיתים שהקשר עמם נותק ולשם איתור מוטבים לאחר מותו של עמית. מטרת חוזר זה היא יצירת מנגנון אפקטיבי וישים אצל גופים מוסדיים, לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק ולאיתור מוטבים לאחר מותו של עמית, וכן יידוע העמיתים או המוטבים כי קיימים כספים להם הם זכאים.

 

כמו כן נועד חוזר זה להחיל את הוראות התקנות, בשינויים המחויבים, גם על מבוטחים בתוכניות ביטוח חיים שאינן קופות ביטוח.

 

2 .      הגדרות

"חשבון" – חשבון בקופת גמל, ולגבי תכנית ביטוח – פוליסת הביטוח שהוצאה על-פיה;

"מבוטח" – מבוטח בתכנית ביטוח משולבת בחיסכון שאינה קופת ביטוח ובפוליסת ביטוח למקרה מוות שאינה משולבת בחיסכון;

"מוטב" – כהגדרתו בחוק קופות גמל, ולעניין מבוטח – מי שזכאי לקבל כספים בהתאם לתנאי הפוליסה בשל מותו של מבוטח, בהתאם לרישומי הגוף המוסדי, ואם נודע לגוף המוסדי על זכאותו של אדם אחר לכספים כאמור לפי כל דין, יהא אותו אדם המוטב, לגבי כספים שטרם שולמו בהתאם לתנאי הפוליסה;

"מסלול כללי" – מסלול השקעה שאינו מסלול מתמחה;

"מסלול מתמחה" –

  1. מסלול השקעה אשר הגוף המוסדי רשאי לכלול בשמו שם של אפיק השקעה מסוים, בהתאם להוראות הממונה לפי סעיף 39(ב)(1) לחוק קופות גמל או סעיף 2(ב) לחוק הפיקוח על הביטוח, לפי העניין;
  2. מסלול השקעה אשר אינו מסלול ברירת מחדל, כמשמעותו בתקנה 2(א) לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל)(הקמת מסלולי ברירת מחדל), התשע"ב-2012 ואינו מסלול השקעה כאמור בפסקה (1), אשר הממונה, בהוראה מכוח סעיף 39(ב)(1) לחוק קופות גמל, התיר לגוף המוסדי להקימו;

"עמית" – לרבות מבוטח;

"קופת גמל" – לרבות תכנית ביטוח משולבת בחסכון שאינה קופת ביטוח או תכנית ביטוח למקרה מוות שאינה קופת ביטוח.

 

3 .      פעולות לאיתור מבוטחים ומוטבים של מבוטחים שנפטרו

גוף מוסדי יבצע את האמור בתקנות לגבי מבוטחים ומוטבים של מבוטחים שנפטרו, בשינויים המחויבים, ובשינויים אלו:

א.      בתקנה 1, במקום ההגדרה "חשבון רדום" יקראו –

""חשבון רדום" – פוליסה שהוצאה על פי תכנית ביטוח משולבת בחיסכון שאינה קופת ביטוח אם עברו עשר שנים מן המועד האחרון שבו ניתנה הוראה לגוף המוסדי או שעברו חמש שנים מן המועד האחרון שבו ניתנה הוראה לגוף המוסדי והפוליסה הגיעה לתום תקופת הביטוח, לפי המוקדם;";

ב.      בתקנה 4(ו), בפסקה 2(ב) להגדרה "התנאי המפסיק", במקום "לגבי חשבון בקופת ביטוח" יקראו "לגבי פוליסת ביטוח שהוצאה על פי תכנית ביטוח משולבת בחיסכון שאינה קופת ביטוח";

ג.        לעניין פוליסת ביטוח למקרה מוות שאינה משולבת בחיסכון אשר הגוף המוסדי ביטל את חוזה הביטוח בהתאם להוראות סעיף 15(א) לחוק חוזה הביטוח, התשמ"א-1981, יפנה הגוף המוסדי למרשם האוכלוסין כאמור בתקנה 2(ג) לתקנות, לא יאוחר ממועד הפניה למרשם האוכלוסין כאמור באותה תקנה, הסמוך למועד ביטול החוזה וכן שישה חודשים לאחר מועד הפניה הסמוך כאמור.

 

4 .      פעולות לעדכון נתונים אודות עמיתים

א.       גוף מוסדי יפנה למרשם האוכלוסין במשרד הפנים, כאמור בתקנה 2 לתקנות, לצורך אימות או קבלת פרטי זיהוי בסיסיים או מען אודות עמיתים שאת כספיהם הוא מנהל, לפי העניין. הפניה כאמור תכלול התחברות למאגר המידע שברשות מרשם האוכלוסין באחת השיטות הנהוגות לצורך העברת מידע בין מרשם האוכלוסין ולקוחות חיצוניים, כגון: "ניהול אוכלוסייה" או שירותי "אצווה".

ב.        גוף מוסדי יפנה אל מרשם האוכלוסין בבקשה לקבל את מען העמית כאמור בתקנה 2(א) ו- (ג) לתקנות, עבור עמיתים שלגביהם התקיים אחד או יותר מהתנאים הבאים:

1)          המען של העמית אינו מופיע ברשומות הגוף המוסדי;

2)          תכתובת הדואר שנשלחה אל העמית עונה על הגדרת "דואר חוזר" שבתקנה 1 לתקנות;

3)          מען העמית עודכן ברשומות הגוף המוסדי כאמור בסעיף קטן (ד) להלן, על פי מידע שהתקבל ממרשם האוכלוסין, בעקבות פניית הגוף המוסדי אל מרשם האוכלוסין בשל אחד מהמקרים המפורטים בפסקאות (1) או (2), והכול כל עוד העמית לא העביר לגוף המוסדי כתובת אחרת;

4)          העמית נפטר;

5)          עמית שהחשבון בקופה הרשום על שמו הוא "חשבון רדום" כאמור בתקנה 1 לתקנות, וזאת על פי החלטת הגוף המוסדי, בהתאם לנוהל שקבע כאמור בסעיף 5 להלן.

ג.         היה המען שנתקבל ממרשם האוכלוסין עבור עמית שנפטר, שונה מהמען המופיע ברשומות הגוף המוסדי, ישמור הגוף המוסדי את שתי הכתובות ברשומותיו, בהתאם לאמור בתקנה 4(ו) לתקנות.

ד.        גוף מוסדי יקבע נוהל פנימי לעדכון פרטי הזיהוי הבסיסיים ברשומותיו, למעט מען שהתקבל לפי סעיף קטן (ב)(5), לאחר קבלת הנתונים אודות העמיתים ממרשם האוכלוסין. פרטי הזיהוי שהתקבלו לפי תקנה 2(א) ו-(ב) יעודכנו עד למועד הפנייה העוקב אל מרשם האוכלוסין כאמור בתקנה 2(ג); פרטי זיהוי שהתקבלו לפי תקנה 2(ג) יעודכנו בתוך עשרים ימי עסקים ממועד קבלתם.

 

5 .      קביעת נוהל לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק

גוף מוסדי יקבע נוהל לגבי הפעולות שבהן ינקוט לאיתור כלל העמיתים שהקשר עמם נותק, לרבות האופן והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה (להלן – נוהל איתור עמיתים), בכפוף להוראות תקנות 3(ב) ו-(ג) ו-8(א) לתקנות, לפי העניין. במסגרת נוהל איתור עמיתים יכלול גוף מוסדי, בין היתר, את הפעולות המפורטות בתקנות 3(א)(1) ו-(2) לתקנות. נוהל איתור עמיתים של גוף מוסדי יכלול פנייה לעמית שהקשר עמו נותק בכל מקרה שבו קיבל מען, דוא"ל או מספר טלפון חדשים של העמית. פנייה במקרה של קבלת מען או דוא"ל חדשים תכלול:

א.       הבהרה כי קיים חשבון על שם העמית אצל הגוף המוסדי ללא ציון גובה היתרה הצבורה בו;

ב.      בקשה מהעמית לפנות אל הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה;

ג.        הבהרה של הגוף המוסדי כי ייתכן שעל זכויותיו של העמית, למעט היתרה הצבורה בחשבונו ככל שישנה, חלה או תחול התיישנות, בכפוף לכל דין, ועל כן רצוי שהעמית יפנה לגוף המוסדי בהקדם האפשרי לצורך בירור זכאותו; האמור לא יחול לעניין חשבון של עמית בקופת גמל שאינה קופת ביטוח ואינה קרן פנסיה.

 

6.       קביעת נוהל לאיתור מוטבים לאחר שנודע לגוף מוסדי על פטירת עמית

גוף מוסדי יקבע נוהל לגבי הפעולות שבהן ינקוט לאיתור מוטבים או מוטבים אפשריים של עמיתים שנפטרו, לפי העניין, לרבות האופן והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה (להלן – נוהל איתור מוטבים), בכפוף להוראות תקנות 4(ד), 4(ה) ו-8(ב) לתקנות, לפי העניין. במסגרת נוהל איתור מוטבים יכלול גוף מוסדי, בין היתר, את הפעולות המפורטות בתקנות משנה 4(א) ו-(ב) לתקנות. נוהל איתור מוטבים של גוף מוסדי יכלול פנייה למוטב או למוטב אפשרי בכל מקרה שבו קיבל מען, דוא"ל או מספר טלפון חדשים של המוטב או המוטב האפשרי, לפי העניין. פנייה למוטב או למוטב האפשרי במקרה שבו הגוף המוסדי קיבל מען או דוא"ל חדשים, פנייה לכתובתו של העמית שנפטר כאמור בתקנות 4(א)(2) ו-4(ב)(1) ופנייה למוטב כאמור בתקנה 4(א)(1) תכלול:

א.       הבהרה כי קיים חשבון על שם העמית שנפטר אצל הגוף המוסדי ללא ציון גובה היתרה הצבורה בו;

ב.        בקשה מהמוטב או המוטב האפשרי, לפי העניין, לפנות אל הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה;

ג.         פירוט הליך בדיקת זכאותם של מוטבים לכספים אשר יבצע הגוף המוסדי, לרבות:

1)          פירוט הטפסים הבסיסיים שעל המוטבים למלא;

2)          הסבר כיצד הם יכולים לקבל טפסים אלה;

3)          פירוט של המסמכים הבסיסיים שעל המוטבים להעביר לגוף המוסדי;

4)          הבהרה של הגוף המוסדי כי עשויים להיות טפסים ומסמכים רלוונטיים אחרים שיידרשו, והפניה לעמוד המתאים באתר האינטרנט של הגוף המוסדי שבו מתואר הליך בדיקת הזכאות המלא;

5)          הבהרה של הגוף המוסדי כי ייתכן שעל זכויותיו של המוטב, למעט היתרה הצבורה בחשבונו של העמית שנפטר ככל שישנה, חלה או תחול התיישנות, בכפוף לכל דין, ועל כן רצוי שהמוטב או המוטב האפשרי, לפי העניין, יפנה לגוף המוסדי בהקדם האפשרי לצורך בירור זכאותו; האמור לא יחול לעניין חשבון של עמית בקופת גמל שאינה קופת ביטוח ואינה קרן פנסיה.

 

 

7.       חובות המוטלות על בעל רישיון

א.       פנה גוף מוסדי אל בעל רישיון בעניין עמית שהקשר עמו נותק, או בעניין עמית שנפטר, כאמור בפסקאות משנה 3(א)(1)(א), 4(א)(2)(ג) ו- 4(ב)(3)(ג) לתקנות, ימסור בעל הרישיון לגוף המוסדי את הפרטים שנתבקש למסור, ככל שאלה נמצאים ברשותו, בתוך 25 ימי עסקים. לא נמצאו פרטים כאמור ברשות בעל הרישיון, יודיע על כך לגוף המוסדי בתוך התקופה האמורה.

ב.        פנה גוף מוסדי אל בעל רישיון כאמור, יודיע בעל הרישיון לעמית, למוטבים או למוטבים האפשריים לגביהם פנה הגוף המוסדי כאמור, ככל שפרטי ההתקשרות עם העמית, המוטבים או המוטבים האפשריים כאמור מצויים בידיו וככל שהצליח ליצור קשר עמם לפי פרטי התקשרות אלו, כי קיים חשבון אצל הגוף המוסדי האמור על שם העמית או על שם העמית שנפטר, לפי העניין, אשר קיים חשש כי הם אינם מודעים לקיומו.

 

8.       כללים ליידוע האפוטרופוס הכללי בדבר קיומם של כספים של עמיתים שהקשר עמם נותק ושל עמיתים שנפטרו

א.       גוף מוסדי יעביר לידי האפוטרופוס הכללי את מלוא הפרטים שברשות הגוף המוסדי אודות חשבון העמית, למעט אודות חשבון של עמית או של עמית שנפטר אשר קיימות בו זכויות בלבד ולא קיימת בו יתרת כספים צבורה, בקובץ שבו טבלאות כמפורט בנספח 1 להלן, בכל אחד מהמקרים הבאים:

1)          לעניין חשבון של עמית שהקשר עימו נותק – בתחילת הרבעון שלאחר הרבעון שבו עברו 9 שנים מהמועד שבו נותק עימו הקשר, ובלבד שהעמית הגיע לגיל 70;

2)          לעניין חשבון של עמית שנפטר – בתחילת הרבעון שלאחר הרבעון שבו עברו 9 שנים מהמועד שבו נודע לגוף המוסדי כי נפטר העמית, ולא התקיים התנאי המפסיק.

ב.        הועברו כספים של עמית או של עמית שנפטר אל האפוטרופוס הכללי לפי סמכותו של האפוטרופוס הכללי ונוצר קשר בין עמית, מוטב או מוטב אפשרי של עמית שנפטר כאמור עם הגוף המוסדי לאחר העברת הכספים המצויים בחשבון העמית או בחשבון העמית שנפטר, לפי העניין, אל האפוטרופוס הכללי, יָפנה אליו את העמית, המוטב או המוטב האפשרי, לפי העניין. בנוסף, נוצר קשר בין עמית או מוטב כאמור לבין הגוף המוסדי, ימסור לעמית או למוטב את כל פרטי המידע לגבי החשבון אשר נמסרו לאפוטרופוס, כאמור בסעיף קטן (א) לעיל, כל עוד הם נמצאים ברשות הגוף המוסדי, ומבלי לגרוע מהוראות כל דין המחייבות את הגוף המוסדי בשמירת מסמכים כאמור.

 

9.       פעולות שוטפות שיינקטו על-ידי גוף מוסדי

לצורך הבטחת יישום שוטף ותקין של הוראות חוזר זה, ינקוט הגוף המוסדי בפעולות הבאות:   

א.      דירקטוריון הגוף המוסדי:

1)          יקיים דיון תוך 120 ימים מיום התחילה, לצורך אישור הנהלים כאמור בסעיפים 5 ו- 6. 

2)          יקבל דיווח מדי שנה אודות טיפול הגוף המוסדי בחשבונות של עמיתים שהקשר עמם נותק ובחשבונות של עמיתים שנפטרו, לרבות נתונים מספריים, ולפחות נתונים כאמור בדיווח לממונה לפי נספח 2 לחוזר זה.

ב.      גוף מוסדי ימנה גורם שיהיה אחראי ליישום הוראות הנוהל והוראות התקנות וחוזר זה.

 

10.   תיעוד

גוף מוסדי ישמור לתקופה של שבע שנים, או לתקופה בהתאם לאמור בתקנה 56א(א) לתקנות מס הכנסה (כללים לאישור ולניהול קופות גמל), התשכ"ד-1964 או כל הוראה אחרת שתבוא במקומה, לפי העניין:

א.       תיעוד של פניותיו אל מרשם האוכלוסין כאמור בתקנה 2 לתקנות, וכן תיעוד של השינויים, ככל שבוצעו ברשומות הגוף המוסדי לעניין פרטי הזיהוי הבסיסיים של העמית,  בעקבות פנייה אל מרשם האוכלוסין כאמור;

ב.        תיעוד של כל הפעולות בהן נקט לאיתור העמיתים שהקשר עימם נותק ולאיתור כל אחד מהמוטבים או המוטבים האפשריים במסגרת הנהלים שייקבע כאמור בסעיפים 5 ו- 6 לעיל, לרבות תיעוד של כל פניותיו לגורמים שונים לצורך איתור המוטבים, המוטבים האפשריים או העמיתים ותגובותיהם לפניות אלה; 

ג.         העתק מכל הנהלים שייקבע כאמור בסעיפים 5 ו- 6 לעיל, לרבות כל שינוי שנעשה בהם;

ד.        העתק מכל הדיווחים שהעביר אל האפוטרופוס הכללי כאמור בסעיף 8 לעיל.

 

11.   נוהל דיווח תקופתי לממונה

גוף מוסדי ישלח לממונה דיווח שנתי ממוכן אודות עמיתים שהקשר עימם נותק וכן אודות עמיתים שנפטרו, כמפורט להלן:

א.       קובץ Excel אשר באמצעותו יש להגיש את הדיווח (להלן - קובץ הדיווח) יוצג באתר האינטרנט של אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון (להלן - האתר);

ב.        דיווח המכיל נתונים במתכונת של נספחים 2(א), (א)(1), (ב) ו-(ג) להלן (להלן - הדיווח) יוגש לממונה אחת לשנה, ולא יאוחר מיום 30 ביוני לגבי השנה שחלפה, באמצעות קובץ אלקטרוני לכתובת: pikuah@mof.gov.il;

ג.         לפני כל הגשת דיווח כאמור בסעיף קטן (ב), יש להוריד מהאתר קובץ דיווח מעודכן. לא יתקבל קובץ סרוק או מועתק משנה אחרת, קובץ שנבנה באופן עצמאי או קובץ PDF;

ד.        מועד קבלת הדיווח ייחשב המועד שבו התקבל דיווח תקין במערכת;

ה.       שם הדיווח, שיוגש כקובץ, יהיה כדלקמן:

3)          xitur_xxxxxxxxx_2012.xls כאשר:

4)          x מציין את האות הראשונה - p/g/b  בהתאם לפירוט הבא:

א)         p - עבור חברה מנהלת של קרנות פנסיה;

ב)         g - עבור חברה מנהלת של קופות גמל;

ג)           b - עבור חברת ביטוח;

5)          לאחר האות הראשונה וברצף תבוא המילה itur;

6)          xxxxxxxxx - מציין את מספר הזיהוי של החברה;

7)          שנת הדיווח;

8)          סיומת הקובץ תהיה xls.

לדוגמה: שם קובץ של חברה מנהלת של קופות גמל בגין דיווח עבור שנת 2012, יהיה:

gitur_123456789_2012.xls

 

12.   תחולה

הוראות חוזר זה יחולו על כל הגופים המוסדיים, ועל בעל רישיון, כהגדרתו בתקנות, לפי העניין.

 

13.   תחילה

תחילתן של הוראות חוזר זה ביום תחילתן של תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשע"ב-2012, לפי העניין.

 

14.   ביטול תוקף

א.      חוזר ביטוח 2003/10, "נוהל איתור מוטבים וטיפול בנכסים ללא דורש בפוליסות ביטוח" (להלן – חוזר 2003/10) – בטל.

ב.      הכספים המושקעים בקרן המיוחדת שהוקמה בהתאם לסעיף ג(2) לחוזר 10/2003 יועברו למסלול הכללי, או כל מסלול אחר אשר יחליפו לפי דין.

ג.        סעיף 2(יא) לחוזר גופים מוסדיים 2007-9-8, "מידע נדרש באתר אינטרנט של גוף מוסדי" – בטל.

 

 

 

 

                         עודד שריג

 

                                                                             הממונה על שוק ההון ביטוח וחסכון


נספח 1

נתונים שיועברו לאפוטרופוס הכללי

שם פרטי של העמית

שם משפחה

תעודת זהות

תאריך לידה

מין

עבור עמית שנפטר- תאריך פטירה

מען

שם הגוף המוסדי

שם מוצר החיסכון הפנסיוני

קוד מוצר*

מספר חשבון העמית בקופת הגמל או מספר פוליסה, לפי העניין

שם מעביד אחרון

שם איש הקשר

מועד הצטרפות העמית למוצר החיסכון

המועד הקובע

**

יתרת סגירה

(ש"ח)

***

שיעור דמי הניהול (אחוז)

חיסכון הוני או קצבתי

מועד הוראה אחרונה

****

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      קוד המוצר בהתאם לחוזר 2010-9-9 בנושא "קידוד קופות גמל".

**     המועד בו נותק הקשר עם העמית או המועד בו נודע לגוף המוסדי על פטירת העמית.

***   היתרה בחשבון ביום בו הועברה ההודעה אל האפוטרופוס הכללי.

****  המועד בו ניתנה ההוראה האחרונה לחשבון.

 

 

 

 

מוטבים

 

 

 

 

 

תעודת זהות של העמית

שם מוצר החיסכון הפנסיוני

קוד מוצר*

מספר חשבון העמית בקופת הגמל או מספר פוליסה, לפי העניין

שם פרטי של המוטב

שם משפחה של המוטב

תעודת זהות של המוטב

אינדקציה על פטירת המוטב (כן/לא)

תאריך לידה של המוטב

מען המוטב

מין המוטב

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

צור קשר


בניית אתרים
עבור לתוכן העמוד

ייעוץ פנסיוני

ייעוץ פרישה

ביטוח פנסיוני

  יועץ ביטוח

  יועץ פנסיוני

סניפים  

אודות

ייעוץ פנסיוני מוזל